Data ownership, stewardship et responsabilité dans l'organisation

« Tout le monde est responsable de la qualité des données » est l'une des phrases les plus destructrices du data management. Quand tout le monde est responsable, personne ne l'est.

Une data governancedata governanceLa data governance est l'ensemble des politiques, rôles et processus qui garantissent que les données sont exactes, sécurisées, bien définies et utilisées de façon responsable dans toute l'organisation.Voir la définition complète → efficace exige une responsabilité claire et nommément attribuée à trois niveaux distincts, et la plupart des organisations les confondent, les fusionnent ou les sautent purement et simplement.

Les trois rôles data

Data Owner

Le data owner est un dirigeant ou un cadre senior qui porte la responsabilité métier d'un domaine de données. Il dispose de l'autorité budgétaire, de la responsabilité métier et du poids organisationnel nécessaires pour faire appliquer les standards dans son domaine.

Responsabilités clés :

• Approuver les standards de qualité des données de son domaine
• Arbitrer les conflits de données que les data stewards ne parviennent pas à résoudre
• Garantir que les données du domaine sont adaptées aux cas d'usage métier
• Valider les accords de partage de données portant sur les données de son domaine

Le data owner n'est PAS un rôle technique. C'est le dirigeant métier qui engage sa réputation sur la qualité des données de son périmètre. Le VPVPFormulation claire des bénéfices apportés par votre produit, des problèmes qu'il résout et des raisons pour lesquelles les clients doivent vous choisir plutôt qu'une alternative.Voir la définition complète → Sales est owner des données clients. Le CFO est owner des données financières. Le CHRO est owner des données RH.

Data StewardData StewardUn responsable côté métier, garant de la qualité, de la cohérence et du bon usage des données de son domaine.Voir la définition complète →

Le data steward est le relais de terrain du CDO dans chaque domaine métier. C'est généralement un contributeur individuel senior disposant d'une connaissance approfondie à la fois des processus métier et des données qui les alimentent.

Responsabilités clés :

• Mettre en œuvre les standards de qualité définis par les data owners et le conseil de gouvernance
• Suivre les métriques de qualité des données chaque jour ou chaque semaine
• Résoudre les problèmes de données dans son domaine
• Documenter les définitions, le lineage et les règles métier
• Représenter son domaine au sein du réseau de Data Stewards

Le data steward, c'est la personne du métier qui sait réellement d'où viennent les données, ce qu'elles signifient et pourquoi elles paraissent parfois fausses. Ces profils sont inestimables. Perdre un data steward constitue un risque organisationnel important : son savoir figure rarement dans la documentation.

Data Custodian

Le data custodian est généralement un rôle IT ou engineering. Il gère l'infrastructure technique qui stocke et traite les données : bases, pipelines, systèmes de stockage. Il met en œuvre les contrôles d'accès définis par la gouvernance mais ne fixe pas les politiques.

Construire un modèle de data ownership en pratique

La plupart des organisations attribuent mal la propriété des données. Elles la confient :

• à l'IT (erreur : l'IT est owner de l'infrastructure, pas des données métier)
• au CDO (erreur : le CDO ne peut pas être owner de toutes les données, il fixe les standards de gouvernance)
• ou ne l'attribuent pas du tout (« on verra ça plus tard »), l'erreur la plus fréquente

La bonne approche : attribuer la propriété au niveau du domaine, en la calquant sur la structure organisationnelle.

Identifiez vos domaines : quelles sont les catégories de données fondamentales qui correspondent à votre business model ? Pour un distributeur : Client, Produit, Transaction, Fournisseur, Stock, Prix. Pour une banque : Client, Compte, Transaction, Risque, Contrepartie.

Rattachez les domaines à des owners métier : chaque domaine est rattaché au dirigeant qui en porte la responsabilité métier. Aucune ambiguïté ne doit subsister. Si deux dirigeants revendiquent le même domaine, l'arbitrage remonte au CDO et, in fine, au CEO.

Définissez des métriques de responsabilité : le data ownership n'est pas honorifique. Les owners sont responsables des scores de qualité des données de leur domaine, qui alimentent leurs indicateurs de performance. Dans les organisations qui le font bien, la qualité des données est un KPIKPIKey Performance Indicator : une valeur mesurable qui montre l'efficacité avec laquelle vous atteignez un objectif précis, suivie dans le temps par rapport à une cible.Voir la définition complète → du scorecard des dirigeants.

Le réseau de Data Stewards comme infrastructure organisationnelle

Les CDO les plus efficaces construisent un réseau de Data Stewards avant de déployer la moindre technologie. La raison : une technologie peut être remplacée. La connaissance institutionnelle des données, inscrite dans des relations humaines, non.

Un réseau de Data Stewards qui fonctionne :

• dispose de stewards nommés pour chaque domaine de données
• se réunit régulièrement (en asynchrone chaque semaine, en présentiel chaque mois)
• disposent d'un forum partagé pour trancher les définitions de données ambiguës
• est reconnu et valorisé : le stewardship doit être une part visible du rôle du steward, pas un ajout invisible à son poste

Les organisations qui font l'économie du réseau de Data Stewards pour aller directement à la technologie échouent systématiquement en data governance. Les outils sont vides sans le réseau humain qui les alimente et les entretient.